Quy trình xuất khẩu rau quả từ Việt Nam sang Nhật Bản gồm 5 bước chính: (1) Đàm phán và ký hợp đồng xuất khẩu; (2) Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ; (3) Vận chuyển và bảo quản; (4) Làm thủ tục hải quan; và (5) Thanh toán, thanh lý hợp đồng.
Ở bước chuẩn bị hàng hóa, doanh nghiệp cần đảm bảo sản phẩm đạt các tiêu chuẩn GlobalGAP hoặc VietGAP, có vùng trồng, mã số truy xuất (bar code), được xử lý hơi nhiệt (VHT) hoặc hun trùng bằng Methyl Bromide (MB) tùy loại hàng. Hàng phải qua kiểm dịch thực vật, được lấy mẫu kiểm tra tại cảng hoặc kho về dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, mầm bệnh. Hồ sơ kèm theo bao gồm hợp đồng, hóa đơn, bảng kê hàng, C/O, chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) và chứng nhận hun trùng nếu dùng pallet gỗ.
Trong vận chuyển và bảo quản, doanh nghiệp phải duy trì nhiệt độ và độ thông gió phù hợp cho từng loại sản phẩm, ví dụ xoài tươi ở +6°C, thanh long +3°C, hoặc các loại quả đông lạnh ở -18°C. Bao bì cần có lỗ thoát hơi và lỗ thông gió để đảm bảo lưu thông nhiệt độ đồng đều, tránh “cháy lạnh” hoặc héo hàng.
Cuối cùng, khi làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp cần khai đúng mã HS Code và chuẩn bị sẵn sàng cho việc phân luồng kiểm tra (xanh, vàng, hoặc đỏ). Với đặc thù rau quả tươi dễ hư hỏng, nên ưu tiên phương thức vận chuyển nhanh (chuyến bay hoặc tàu đi thẳng) và duy trì chuỗi lạnh liên tục. Việc tuân thủ đúng quy trình này giúp giảm rủi ro bị chậm thông quan, giữ chất lượng hàng hóa và đảm bảo thanh toán đúng hạn theo hợp đồng.
3